Tutorial Lengkap Verval SP Melalui Layanan EMIS dan Contoh Pengisiannya

Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, pendataan EMIS secara online untuk tahun pelajaran 2016/2017 ini diawali dengan proses verifikasi dan validasi Satuan Pendidikan / Lembaga. Verval SP melalui layanan EMIS yang diluncurkan oleh Ditjen Pendis ini merupakan salah satu upaya Skema Pengembangan Integrasi/Sinkronisasi Data yang dilakukan oleh Kemenag sebagai bagian dari interkoneksi data yang dalam database EMIS, Simpatika, Data Pokok Kemendikbud maupun Data Eksternal lainnya. Oleh karenanya Verval SP melalui Layanan EMIS ini wajib diikuti oleh semua lembaga pendidikan yang berada di bawah naungan Kemenag seluruh Indonesia   mulai dari tingkat RA, MI, MTs maupun MA.
Berkaitan dengan hal ini, maka pada kesempatan kali ini kami persembahkan sebuah panduan lengkap tentang Cara Melakukan Verval SP Melalui Layanan EMIS. Di bawah ini akan kami jelaskan tahapan serta langkah demi langkah yang dilengkapi dengan gambar dan contoh dalam pengisiannya, mulai dari tahap persiapan sampai dengan tahap akhir; yakni tahap konfirmasi.
Adapun langkah-langkah dalam melakukan verval SP melalui Layanan EMIS adalah sebagai berikut :

A. Tahap Persiapan Dokumen dan Data

Sebelum Anda melakukan Verval SP melalui Layanan EMIS secara online, terlebih dahulu Anda persiapkan beberapa dokumen berikut ini; diantaranya adalah :
  1. Surat Tugas sebagai operator EMIS untuk Tahun Pelajaran 2016/2017, file di-scan dalam format pdf dengan ukuran maksimal 200 kb.
  2. Scan SK Pendirian Madrasah;
  3. Scan Ijin Operasional Madrasah;
  4. Scan Piagam Akreditasi;
  5. Scan SK Menkumham;

Catatan :

  • File scan haruslah berasal dari dokumen yang asli (bukan fotokopi)
  • untuk nomor 2 sampai dengan nomor 5, file di-scan dalam format jpg, png, gif atau bmp; masing-masing dengan ukuran maksimal 200 kb.
Dari dokumen-dokumen di atas, catatlah nomor SK dan tanggal SK yang terdapat pada SK Pendirian Madrasah, Ijin Operasional, Akreditasi maupun SK Menkumham sebagaimana yang tertulis pada contoh gambar 1 – 4 di bawah ini:
Pendirian1

Gambar 1. Contoh SK Ijin Pendirian Madrasah

Operasioanal1
Gambar 2. Contoh SK Ijin Operasional Madrasah
Akreditasi1
Gambar 3. Contoh SK Akreditasi
Kemenkumham1
Gambar 4. Contoh SK Kemenkumham
Sebelum Verval SP EMIS, setiap operator RA/Madrasah diwajibkan untuk melakukan Pembaharuan atau Updating Data SK Operator berupa SK Operator EMIS untuk Tahun Pelajaran 2016/2017  melalui akun masing-masing di laman http://emispendis.kemenag.go.id/emis_sdm/. Yang perlu diingat adalah bahwa SK Operator EMIS tersebut dibuat per tanggal 18 Juli 2016 sesuai dengan awal permulaan tahun ajaran baru ini dan sebelum diupload, dokumen ini harus discan dan dibuat dalam format pdf dengan ukuran maksimal 200 kb.
Bagi Anda yang membutuhkan contoh SK Operator EMIS 2016/2017, admin telah menyiapkan filenya dalam format Microsoft Word yang bisa Anda download di sini

B. Tahapan Verval SP EMIS

Setelah data dan file dokumen telah siap serta SK Operator telah diperbaharui, maka ketika Jadwal Verval SP telah tiba, maka segeralah untuk melakukan verifikasi dan validasi satuan pendidikan atau lembaga madrasah Anda sesuai dengan urutan langkah berikut ini :

1. Update Data Pokok Lembaga serta Peta Lokasi Madrasah

Emis sdm1
  • Jika sudah berhasil login, maka Anda akan muncul penampakan seperti gambar di bawah ini :
Koordinat1
  • Jika sudah muncul gambar sebagaimana di atas, mulailah proses verval SP ini dengan terlebih dahulu melakukan update data peta lokasi Madrasah Anda dengan cara menempatkan balon berwarna merah tepat ke lokasi madrasah.
  • Bagi Anda yang sudah pernah melakukan update spasial pada saat melakukan verval NPSN di akun http://vervalsp.data.kemdikbud.go.id/, maka kami yakin Anda tidak akan menemui kesulitan untuk melakukan update data peta lokasi madrasah di akun emis sdm ini; hal ini dikarenakan cara yang digunakan pada prinsipnya sama. Usahakan pada saat penempatan balon yang berwarna merah pada peta lokasi madrasah ini menghasilkan titik koordinat yang sama antara yang di kemendikbud maupun yang terdapat di akun emis.
  • selanjutnya lakukan update data pokok lembaga dengan cara klik menu Verval Lembaga dan isikan sebagaimana contoh gambar di bawah ini :

Profil Lembaga1

Alamat Lembaga1

  • Yang perlu diperhatikan dalam pengisian Verval Lembaga adalah bahwa nama RA/Madrasah yang dipakai adalah nama yang sesuai dengan ijin operasional (Ijop) lembaga yang dikeluarkan oleh Kementerian Agama yang berlaku sampai saat ini.
  • Verval Lembaga terdapat 2 kolom, yakni nama lama adalah Nama lembaga yang terdapat pada Emis tahun berjalan.
  • Nama baru adalah nama madrasah yang sesuai dengan Ijin Operasional masing2 karena legal formal sebuah madrasah dibuktikan dengan Ijin Operasional tersebut.

2. Update Data SK Pendirian Madrasah

Setelah melakukan updating data pokok lembaga serta peta lokasi madrasah selesai, maka langkah selanjutnya adalah melakukan updating data terkait dengan Ijin Pendirian Madrasah.
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Pendirian Madrasah yang ada pada Gambar 1 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
Dokumen lembaga1
  • Klik menu Piagam
  • Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
  • upload file yang sudah dipersiapkan
  • tunggu sampai file selesai diupload
  • klik simpan

3. Update Data SK Operasional Madrasah

Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Ijin Operasional Madrasah yang ada pada Gambar 2 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
Dokumen Operasional1
  • Klik menu Ijin Operasional
  • Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
  • upload file yang sudah dipersiapkan
  • tunggu sampai file selesai diupload
  • klik simpan

4. Update Data SK Piagam Akreditasi

Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Piagam Akreditasi yang ada pada Gambar 3 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
Dokumen Akreditasi1
  • Klik menu SK Akreditasi
  • Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
  • upload file yang sudah dipersiapkan
  • tunggu sampai file selesai diupload
  • klik simpan
Catatan : Apabila RA atau Madrasah Anda belum terakreditasi, maka biarkan kolom ini kosong

5. Update Data SK Kemenkumham yang dimiliki

Ketentuan terbaru telah mengatur bahwa semua Yayasan Penyelenggara Pendidikan wajib memiliki SK Kemenkumham. Bagi lembaga madrasah yang didirikan oleh yayasan dan belum memiliki SK Kemenkumham ini, maka diwajibkan untuk segera mengurus; dan apabila sampai batas waktu yang ditentukan untuk pelaksanaan Verval SP Emis, sementara  SK Kemenkumham masih dalam proses pengurusan, maka bisa melampirkan Surat keterangan dari Notaris.
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Kemenkumham yang ada pada Gambar 4 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
Dokumen Kemenkum1
  • Klik menu SK Kemenkumham
  • Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
  • upload file yang sudah dipersiapkan
  • tunggu sampai file selesai diupload
  • klik simpan

B. Tahap Konfirmasi

Tahap Konfirmasi merupakan tahap akhir dalam sebuah proses verifikasi dan validasi yang telah Anda lakukan. Untuk itu, sebelum melakukan konfirmasi, terlebih dahulu cek dan teliti sekali lagi semua data yang telah Anda masukkan. Pastikan bahwa semua data yang telah Anda masukkan sudah benar dan valid dan manakala Anda sudah merasa yakin benar dan valid, barulah Anda klik menu Konfirmasi yang ada di sebelah kanan atas.
Dengan melakukan konfirmasi, maka semua data yang telah Anda masukkan terkait Verval SP ini akan terkirim ke servet pusat dan setelah itu biasanya akses Anda akan tertutup sehingga tidak akan bisa melakukan perbaikan data lagi. Oleh karenanya kami sarankan agar jangan sekali-kali menekan menu Konfirmasi kalau memang Anda belum benar-benar yakin.

Demikian panduan yang bisa kami bagikan tentang tahapan serta langkah demi langkah dalam melakukan  Verval SP Melalui Layanan EMIS.

Kurang lebihnya mohon maaf dan semoga tutorial ini dapat membantu serta bermanfaat.

Salam EMIS !!!!

Sumber : Alfalahtalun